LINE WORKSは、個人用LINEの機能に加えて、仕事で活用できる機能を充実させたビジネス版LINEです。会社や部署ごとにグループチャット・通話ができるほか、カレンダーやアドレス帳、アンケート機能を有します。本記事では、LINE WORKSの基本的な使い方や機能について紹介します。
使い方の前に。LINEWORKSの管理者とメンバーって？
LINEWORKSは、グループごとに情報を共有したり連絡を取り合ったりするのに大変便利なツールです。グループは大きく分けて、管理者とメンバーで構成されています。
ここで言う管理者とは、LINEWORKSのグループを管理する立場の人のことを指します。メンバーは管理者に招待されることでグループに参加することが可能です。
管理者の招待を受けたらまずはLINEWORKSをダウンロード
希望するグループにメンバーとして参加するために、まずは各自でLINEWORKSをダウンロードしましょう。管理者から送られてきた招待URLをタップするとダウンロードを促す画面が表示されるので、そこからダウンロードしてもよいです。
LINEWORKSにメンバーとして参加するまでの流れ
管理者から、LINEやSMS、QRコードなどのツールで招待が送られてきます。そのグループに参加するには、貼り付けられているリンクをタップし、表示に従ってLINEWORKSをダウンロードしましょう。QRコードの場合は、任意のコードリーダーで読み込めば、URLを押したときと同じページに遷移します。
ダウンロードが完了すると、携帯番号の入力画面が表示されます。LINEWORKSをダウンロードしたスマートフォンやタブレットの携帯番号を入力してください。SMSが送られてくるので、記載されている認証番号を入力しましょう。電話番号を入力したくない場合は、「別のログイン方法に切り替え」をタップすると、IDとパスワードの作成画面が表示されるので問題なくログインできます。
管理者側の設定によっては、管理者による参加の承認が必要になるため、承認が完了するまで待ちましょう。特に設定をしていない場合は、自動承認になるのですぐに参加できます。
LINEWORKSに参加したら！それぞれの機能と使い方を紹介
実際にLINEWORKSに参加すると、どんな機能が使えるようになるのでしょうか。ここからは各機能と使い方を紹介します。
トーク画面
トーク画面は、会話しているようにチャットできるのが魅力です。画面左下にある「トーク」をタップするとトーク画面が表示されます。
すでにあるグループ内でチャットする場合は、LINEと同じようにそれぞれのトークルームを選択しましょう。新しくトークルームを作成する場合は、右下にある「＋」をタップします。
また、トークルームを作成する場合は作成画面で「トークルーム」を選択し、グループを作成する場合は「グループ」を選択してください。トークルームとグループの違いは別で解説します。最後にチャットしたいメンバーを選択したら、あとはそのメンバーでトークがスタートできます。
トークルームとグループの違いは？
グループは管理者や管理者から権限を与えられたメンバーが作成できるものです。誰でも作成、招待できるわけではないので、任意のメンバーだけで構成できます。例えば、「株式会社○○」の中の「経理グループ」や「営業グループ」のように部署別にグループチャットをしたいときに活用するのがおすすめです。
それに対し、トークルームはすべてのメンバーが自由に作成できます。例えば、飲み会に参加するメンバーだけで構成されたグループチャットを作りたいときに最適です。ただし、グループと比べて使える機能は少ないので、あくまでも一時的に複数人でチャットするためのものと捉えておきましょう。
通話機能
通話機能はLINEWORKSを通して電話できる機能です。メンバーに個別に電話するのにも、グループ通話するのにも使えます。個人に電話したい場合は、画面下部にあるアドレス帳をタップしましょう。メンバーが表示されるので、その中から電話したいメンバーをタップし、「無料通話」を選ぶと通話が可能になります。
グループ通話をしたい場合は、通話したいグループやトークルームを選択し、タップしましょう。画面の右上に「電話アイコン」があるので、そちらをタップして電話の画面を表示します。ビデオ通話を希望するのであれば「ビデオアイコン」を、音声通話を希望するのであれば「電話アイコン」をタップすると通話が可能になります。
パソコン版だと画面共有も可能！
スマートフォンやタブレットでは使えない機能ですが、パソコン版のアプリでは画面共有機能が利用できるので便利です。チャットや通話をしながら、画面を共有することで、リモート会議もできます。最大200人まで同時に画面共有ができるので、オンラインセミナーや大人数の会議で活用するのもおすすめです。
アンケート機能
アンケート機能は、イベントや会議の出欠確認などに利用できます。どのくらいの人数が集まるのかチェックしたいときや、一番集まりがいい日程を知りたいときに使ってみましょう。まずは画面下部の「その他」をタップします。右上に「アンケート」と表示されるので、そちらをタップしてください。
画面に受信したアンケートや、作成したアンケートが表示されるので確認します。アンケートを新しく作成する場合は、右下の「＋」をタップしましょう。「基本」か「テンプレート」が選択できるのでどちらかを選びます。基本を選ぶと自分でアンケートが作成可能で、テンプレートを選ぶとすでに形が決まっているアンケートが作成できます。
カレンダー機能
カレンダー機能は、職場などのホワイトボードで確認しているスケジュールを、スマートフォンやタブレットで気軽に確認できる機能です。休日や外出中にも予定のチェックができます。
画面下部の「カレンダー」をタップし、右下の「＋」をタップすると新しい予定が入力できます。件名や時間などの項目に必要な情報を記載しましょう。また、「参加者」をタップすれば、他のメンバーにも予定を共有することが可能です。
まとめ
LINEWORKSは基本機能だけでも使えるようになればとても便利なツールです。職場やチームごとにグループを作成し、必要な情報を共有することで作業効率のアップにつながります。慣れたらアンケートやカレンダー機能も駆使して、ぜひLINEWORKSを活用してみてください。
