事業を営んでいると、ある支出をした際に経費として計上できるのか分からない、またどのような科目になるのか悩んでしまう、ということがあります。そこで今回は経費として取り扱うことが出来る費用や注意点について詳しく解説します。
業務上で基本的な経費の概念とは？
経費とはどんなものか
経費とは事業を遂行するために掛かった諸費用のことを指します。例えば、
「旅費交通費」：ガソリン代や高速道路の料金など
「消耗品費」：ボールペンやガムテープなど
「接待交際費」：取引先の接待に掛かった飲食代金（条件の範囲内）
「水道光熱費」：事務所で使用した電気や水道など
として経費に計上することができます。このように事業に関わるあらゆる費用が経費として計上できるのです。
個人事業主の場合は一つの支出が家事上と業務上の両方にかかわりがある費用(家事関連費)となるものがあります。交際費、接待費、地代、家賃、水道光熱費などの家事関連費のうち取引の記録などに基づいて、業務上直接必要であったことが明らかに区分できる金額だけが経費として認められます。例えば、事務所と住居が兼ねていて、家賃や光熱費などを一緒に払っている場合などが当てはまります。
建設業でよく使用する具体的な経費内容とは？
経費に含まれる費用について紹介しましたが、実際の現場では¨この費用はどう扱ったら良いのだろう¨と悩んでしまう場面に遭遇することがあります。そこで今回は、具体的な事例について何点か解説します。
作業服の経費の扱いについて
作業服を購入した時は、どの勘定科目に計上するべきでしょうか。誰に作業服を支給したかにより、その取り扱い方法は変わってきます。
建築に直接たずさわる社員に作業服を支給する場合、掛かった費用は「売上原価」として処理します。事務所で事務作業を行う、建築には直接たずさわらない社員に作業服を支給した場合は「福利厚生費」として扱われます。
従業員のいない事務所の場合は福利厚生費がありませんので、購入した作業服は「消耗品費」として扱うことになります。なお常識的な範囲内の金額であれば一括で消耗品費として処理することが出来ます。
自動販売機などレシートがない場合はどうしたらよいか
税務処理には原則として経費を支払った証明に領収書やレシートの保存が必要です。しかし現場で自動販売機から飲料を購入して作業員の方に配った時など、レシートの発行が不可能な時はどうすればよいでしょうか。
そうした場合は、自分で出金伝票をつけることで領収書やレシートの代わりに経費の証明手段にすることが出来ます。何年何月何日にどれだけの支払いを行ったかを忘れずにメモしておきましょう。パソコンで表など作っておくのもおすすめです。
昨今増えているデジタル関係の経費についての判断は？
スマートフォンで有料アプリケーションを取得した場合、業務上で必要なものであれば経費に計上できます。（例、地図やカーナビゲーションの有料アプリケーションなど）通常は消耗品費勘定で処理しますが、スマートフォンの利用料金と共に利用代金が請求される場合は、スマートフォンの利用料金と共に通信費勘定で処理をして構いません。
購入したアプリケーションの領収書は購入時にメールなどに配信されるので、忘れずに保存しておきましょう。その他にもWebアプリケーションを用いてリモート会議をした際に使用したツールが有料であれば、その料金も通信費または消耗品費として経費に計上することができます。
また、インターネット回線を繋ぐために掛かった費用も通信費として計上できますが、プライベートでもそれを利用している場合は、それぞれの利用時間を按分した上で、業務時間に相当する分だけを経費として計上することになります。
経費として認められないものは？
事業主が自分のために行った支払いは経費にはならないことに気をつけてください。税金の支払いや個人的な旅行などは経費にはなりません。また個人事業主の場合は福利厚生費が無いため、健康診断に掛かった費用は経費に算入することができないので注意しましょう。
経費になるかならないかの判断基準は？
ある費用が経費になるかならないかは、その費用に関わる行為が¨事業に関連するか¨どうかで判断されます。例えばただ喫茶店で1人コーヒーを飲んだ時は、それは事業と関わりのないプライベートの行為のため飲食代を経費に計上することができません。
しかしこれが取引相手との待ち合わせの際に行った飲食である場合、一人分でも経費として計上することができます。この様にその費用が経費になるか悩んだ際は、その費用に係る行為が事業に関連しているか考えるようにしてください。
わからない時は「聞く」ことが大切
少しでも分からない事があった際には、最寄りの税務署や税理士などの専門家に相談して疑問を無くしましょう。最新の事例など各機関によって見解が分かれることもあるので、その様な時は国税庁の公式ページや相談窓口を訪れて、具体的な取り扱いに方法ついて詳しく調査や相談をしてみてください。
まとめ
経費の仕分けは複雑な点もあるので、分からないことも多く戸惑われることもあるかもしれません。しかし1度経費の取り扱い方法を覚えてしまえば、後は同じ状処理を行えば良いだけです。疑問が出来た際はすぐに専門家に相談して、正しい処理方法を学んでください。
