昨今は減少傾向にあるFAXですが、現場では設計図や注文書など、いまだに現役で使用されていることも多いのではないでしょうか。現場でもスマホやタブレットがあればFAXの確認ができる、便利なインターネットFAXについてご紹介します。
インターネットFAXとは
従来の紙同士でのやりとりではなく、受信した時点でPDFファイルなどのデジタルデータに自動的に変換されるシステムで、名前のとおりインターネット回線を通して送受信をします。
FAXで送信したものはFAXで受信、メールで送信したものはメールで受信といった垣根もなくなり相手がFAXで送信したものをスマホで受信、こちらがスマホで送信したものを相手がFAXで受信といったことが実現できます。
FAXの豆知識
先に、少しFAXの歴史について触れておきます。FAXも電話も1800年代に発明されているのですが、実はFAXの技術のほうが電話よりも30年も前に発明されたと言われています。
そんなFAXも昨今では時代遅れのツールと思われがちですが、総務省の調べによると2020年時点での普及率は33.1％。つまり、3軒に1軒はFAXを所持しているという計算です。もちろん、建築関係でも設計図などの送信で利用されているのは言うまでもありません。
ネット回線があればFAX機器がなくても大丈夫
インターネット回線につなぐことさえできれば、接続環境にほとんど制限がかからないのがインターネットFAXの特長の一つです。メール機能を使って利用できるためパソコンだけでなくスマホやタブレットなどのモバイル端末からも簡単にアクセスできます。
高価なFAX機をリースしたり買ったりする必要もなくなりますし、国際電話回線を使わないため海外とのやりとりも安価に実現可能となるため、大幅なコストダウンになります。
メリットもたくさん！
インターネットFAX最大のメリットのひとつは、その利便性にあります。デジタル化によって多くのメリットを得られます。
1.機械の故障やメンテナンスが不要。
FAX機器自体を所持する必要がないので、機械の故障の心配がありません。
2．ペーパーレスである。
環境にもやさしく、用紙のコストも削減できます。
3.書類の管理が楽になる。
ページの順番がずれることもなく、届いた書類をデジタルデータとしてフォルダ毎に分けて管理することができて、紛失の心配もなくなります。
業務の効率化にも繋がりそうですね。
手書きで書きこんでから送信することも可能
紙媒体のFAXの良いところは手書きでストレスなく書き込みができる点とも言えます。手書きの図面や資料を送りたい場合は、紙に手書きしたものをスマホやデジカメで撮影して送ることもできますし、スキャナーでスキャンしたデータを送ることもできます。
また、送信したデータはその形式に関わらず自動的にFAX用のデータに変換されるため、受け取り先の方はいつもどおりの紙媒体で出力することができます。
導入する前に確認しておくべきこと
インターネットFAXを利用するには、専門業者との契約が必要です。導入の前にはよく内容を確認しましょう。
インターネットFAXの使い方
自身が選んだ業者のサービスにアカウント登録をし、サービスが開通したらパソコンやスマホから普段のメールを送信するのと同じように送ることができます。送りたいデータを添付すると自動的に添付したファイルがFAXデータに書き換えられ、受信先の環境に合わせた形式で届けることができます。
プロバイダーの選び方
インターネットFAXのサービスを展開する業者とそのサービスを比べてみましょう。業者ごとに特徴が異なり、それぞれ強みと弱みがあるため、自身がインターネットFAXを使うシーンと照らし合わせて選びましょう。
例えば、
A社：初期費用は無料で月額費用1500円、送受信は月150枚まで無料。
B社：初期費用は1000円で月額費用は950円、送信料金は1枚15円で受信料金は無料。
主な相場は
初期費用／0～1500円
月額費用／300～1500円
送信料金／1枚あたり8～20円、〇〇枚まで無料
受信料金／〇〇枚まで無料。無料分をこえた場合は1枚あたり8～10円
50枚送信時の料金／300～4980円
上記以外にも、受送信の際に選べるファイルの形式（ワードやエクセルなど）の数も違いますし、受信番号が市外局番から選べるか、国外送信ができるのかなど、業者やサービスによって差があるので、よく比較して使用頻度や用途に合わせて選ぶとよいでしょう。
コンビニでもFAXは利用可！
インターネットFAX以外の方法の一例として、コンビニからもFAXを送ることは可能です。送信の場合はコピー複合機に原稿を読み取らせて相手先のFAX番号を押すだけで簡単に送信できます。
受信の際はコピー複合機では直接受信ができないので外部サービスを経由してからコンビニで受け取ることができます。（一部コンビニでは受信はできず送信のみとなっています）。
料金は送受信いずれも50円程度が目安です。緊急的にFAXが必要な際はコンビニを利用するのもひとつ選択肢となるでしょう。
まとめ
電子化が進むなかで文書のデジタル化も今後ますます加速していく可能性があります。外で働く時間の多い現場の方には、インターネットFAXの機能は便利に使えることも多いのではないでしょうか。しかし月額料金などの費用はかかりますので、よく比較してから導入を検討されることをおすすめします。
